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今さら聞けないマイナンバーの管理方法

平成27年10月からマイナンバーが与えられることとなりました。

 

マイナンバーによって、行政手続きが簡素化し、より早く行うことができるとされています。

ただし、事業者は、従業員のマイナンバーを管理することとなり、注意が必要です。例えば、社会保険の手続きや源泉徴収票の作成においてマイナンバーの記載が必要となります。

 

マイナンバーは個人情報であり、事業者は従業員のマイナンバーの管理をしっかりと行わなければなりません。

 

そこで、マイナンバーを取り扱う上での4つのルールがだされています。

1つめは、取得・利用・提供のルールです。

 個人番号の取得・利用・提供は法令で決められた場合のみとなっており、これ以外では認められていません。

2つめは、委託のルールです、

 委託先をしっかり監督し、再委託は許諾が必要であることを覚えていてください。

3つめは、保管・廃棄のルールです。

必要がある時だけ保管し、必要がなくなったら廃棄することとなります。

4つめは、安全管理措置のルールです。

漏えいしないように書類やデータを管理しなければなりません。

 

内閣府からマイナンバーの導入におけるチェックリストがありましたので、いくつかご紹介したいと思います。

<取得するとき>

  • マイナンバーを扱う人を決めておく。(給料や社会保険料扱っている人など)
  • マイナンバーを従業員から取得するときは、
  1. マイナンバーが間違っていないか、「個人番号カード」や「通知カード」で確認する。
  2. 身元の確認をするため、顔写真がついている「個人番号カード」や「運転免許証」で確認する。

※アルバイトやパートの方も、確認が必要です。

□ 従業員にマイナンバーの利用目的を伝える。(例えば、「源泉徴収票作成」、「雇用保険届出」など)

<管理するとき>

  • マイナンバーが記載された書類は、鍵がかけられる棚や引き出しに入れる。
  • パソコンで管理する場合は、インターネット接続がされているのならウィルス対策のソフトを最新版に更新するなどのセキュリティ対策を行う。
  • 従業員の退職や契約の終了で、マイナンバーが不要となったら、マイナンバーの記載されている書類は細かく裁断するなどして廃棄する。(パソコンの場合も削除する)

 

以上のような点に気を付けてマイナンバーの管理を行ってください。


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