今回は、事業主様がすべき従業員等のマイナンバーの取扱い方についてお話したいと思います。
今年10月からマイナンバーの通知が始まりました。まずは、国民一人一人がすべきマイナンバーの管理の大前提として、通知カードや個人番号カードは、一人一人が紛失しないように大切に保管してください。赤ちゃんから高齢者まで国民一人一人に番号が通知されます。漏えいしないよう家族全員分をきちんと保管することが必要です。
では、事業主様が従業員等の個人番号が必要となった場合、個人番号をどのように取り扱えばいいのでしょうか。
まずは、従業員へ個人番号の提供を求める時期についてですが、社会保障及び税に関する手続書類の作成で必要となった場合に限るとされています。
原則として、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務が発生した時点となっていますが、契約を締結した時点等の、その事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることも可能となっています。
個人番号が提供されたら、事業者は手続書類に記載し、行政機関や健康保険組合等に提出することとなります。個人番号の記載が定められているもの以外に、個人番号を利用・提供することはできません。
提出後、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなり、法令において定められている保存期間を経過した場合には、速やかに個人番号を廃棄又は削除することが義務付けられています。
事業主様は、従業員の個人番号の漏えい、滅失又は毀損の防止等の適切な管理・保護のため、必要かつ適切な監督も行わなければなりません。社内研修の実施やマイナンバーを適正に扱うための社内規定作りや、マイナンバー対応のシステム開発が必要となってきます。
来年1月のマイナンバー制度の施行に備えて準備が必要そうです。
